Ein digitaler Assistent, der Ihren Posteingang unter Kontrolle hält.
Ein digitaler Assistent direkt in Ihrem E-Mail-Postfach. Er sortiert eingehende Nachrichten, schlägt Antworten vor, hält den Gesprächskontext über Wochen. Das Team wählt nur, was Urteilsvermögen erfordert — den Rest erledigt der Assistent.
Es ist kein Autoresponder. Es ist keine ein Antwortgenerator.
Es ist ein digitaler Assistent für den Kunden-Posteingang.
Der Assistent imitiert Sie nicht. Er sortiert Eingänge, kategorisiert Anfragetypen, hält den Gesprächskontext und schlägt Antworten im Ton Ihres Unternehmens vor. Sie geben frei oder bearbeiten — oder aktivieren volle Autonomie für definierte Typen.
Was sich in Ihrem Unternehmen ändert.
Wartet nicht drei Tage auf Antwort
Die Antwort kommt auch in Spitzenzeiten und über die Ferien. Und sie setzt nicht im Leeren an: Der Assistent kennt den gesamten bisherigen Schriftwechsel.
Morgens beginnen Sie nicht bei null
Im Postfach warten vorbereitete Antworten zur Freigabe, kein Stapel ungelesener Nachrichten. Das Team ergänzt und gibt frei, statt von vorn zu schreiben.
Nichts geht im Postfach unter
Der Assistent erkennt, wo ein Vorgang liegen geblieben ist, und meldet ihn, bevor der Kunde ein zweites Mal nachfragt – oder sich gar nicht mehr meldet.
Was Sie bei diesem Assistenten anpassen.
Wir bauen keine Vorlagen. Wir bauen den E-Mail-Assistenten individuell danach, wie Ihr Unternehmen per E-Mail kommuniziert.
Stil und Ton
Formell, freundlich, technisch. Kurz oder ausführlich. Im Ton Ihrer Marke.
Was er kann
Sortieren der Eingangspost, Antworten, Follow-ups, Kategorisierung, Übergabe. Den Umfang bestimmen Sie.
Was er weiß
Ihre Leistungen, Abläufe, Dokumentation, FAQ und interne Regeln. Trainiert auf der Realität Ihres Unternehmens.
Anbindungen
E-Mail-Postfach, CRM, Helpdesk, Rechnungsstellung und interne Software — er arbeitet mit Live-Daten.
Übergabe an einen Menschen
Was Urteilsvermögen erfordert, übergibt der Assistent dem Team mit dem gesamten Thread-Kontext. Regeln nach Ihren Vorgaben.
Jede Lösung maßgeschneidert
Plus alles Weitere — was der Assistent kann, tut und welche Funktionen er hat, bestimmen Sie.
Zu jedem Assistenten erhalten Sie außerdem ein kostenloses Dashboard — Gesprächsverlauf, Statistiken, Eskalationsübersicht und Live-Gespräche, in denen Ihr Team den Chat direkt aus der Übersicht übernehmen kann.
Der Kunde fragt. Der Assistent findet es. Sie geben frei.
Die Frage „Wo ist meine Bestellung“ hat in 30 Sekunden eine klare Antwort. Sie bleiben am Freigabe-Button.
Fünf Kommunikationsarten, die E-Mail im Geschäft mit sich bringt.
E-Mail ist der asynchronste Kanal. Der Kunde erwartet eine Antwort innerhalb von Stunden, nicht Minuten — aber eine gute. Der Assistent kategorisiert und bearbeitet nach Typ.
Eine Kundenanfrage
Fragen zu Produkt, Leistung, Bedingungen, Verfügbarkeit. Der Assistent schlägt eine Antwort aus der Wissensdatenbank vor.
Bestellungen und Status
Bestellbestätigungen, Statusabfragen, Änderungen. Der Assistent kennt den Status aus dem angebundenen System und schlägt eine Antwort vor.
Rückgaben und sensible Themen
Der Assistent antwortet nicht autonom — er kategorisiert, sammelt Kontext und übergibt an die verantwortliche Person. Nach Absprache erledigt er das auch selbst.
Mehrstufige Transaktionen
Threads mit mehreren Nachrichten (Reservierung, Verhandlungsprozess). Der Assistent hält den Kontext, fängt nicht jedes Mal von vorne an.
Interne Teamkommunikation
Weiterleitungen, FYIs, Koordination. Der Assistent erkennt, dass es nicht für einen Kunden ist, und sortiert es nicht als kundenseitig.
Wie der Assistent Ihren Posteingang sieht.
Jede eingehende Nachricht erhält eine Kategorie, Priorität und einen vorgeschlagenen nächsten Schritt. Das Team öffnet einen bereits sortierten Posteingang — es beginnt nicht jeden Tag bei null.
Was das Unternehmen damit nicht mehr lösen muss.
E-Mail ist der älteste und am stärksten überlastete Kundenkanal. Der Assistent macht ihn beherrschbar.
Posteingang täglich bombardiert
Eine Assistenzkraft verbringt Stunden mit dem Sortieren in Kategorien.
Eingehende Nachrichten automatisch sortiert — am Morgen wissen Sie, was wichtig ist.
Immer wieder dieselben Dinge beantworten
60 % der E-Mails sind Varianten von 30 Standardfragen.
Der Assistent schlägt Antworten vor oder erledigt sie je nach Einstellung autonom.
Vergessene Gespräche
Eine E-Mail von letzter Woche fällt durch, der Kunde bekommt keine Antwort.
Verfolgt Gespräche, weist auf unerledigte hin, eskaliert nach einer definierten Zeit.
Sensible E-Mails warten lange
Eine sensible E-Mail kommt nachts an und wird erst am Vormittag bearbeitet.
Der Assistent erkennt die Sensibilität und eskaliert sofort an eine bestimmte Person.
Wie der Assistent auf Ihr Unternehmen trainiert wird.
E-Mail trägt mehr Kontext als andere Kanäle. Das Training konzentriert sich auf Detail, Nuance, Ton.
Ton und Förmlichkeit
B2B vs. B2C, formell vs. partnerschaftlich. Wir kalibrieren aus Ihren bisherigen E-Mails — mindestens 100 Beispiele.
Wissensdatenbank
Produkte, Leistungen, Bedingungen, FAQ, Richtlinien. Der Assistent schöpft ausschließlich aus freigegebenen Quellen, improvisiert nicht.
Kategorisierungslogik
Anfrage, Reklamation, Bestellung, Spam, interne Kommunikation. Die Regeln definieren wir gemeinsam.
Entscheidungsregeln
Was autonom beantworten, was zur Freigabe geben, was eskalieren. Granular nach Typ und Sensibilität.
Beispiele guter Gespräche
Training an 30+ bisherigen Gesprächen, bei denen das Team markiert hat „so soll es gemacht werden“.
Mit welchen Systemen er verbunden ist.
Der E-Mail-Assistent lebt im Inbox-Ökosystem. Er bindet sich an das an, was Sie bereits nutzen.
E-Mail-Postfach
Gmail (Google Workspace), Outlook (Microsoft 365), eigenes IMAP/SMTP. Er arbeitet im Postfach, nicht außerhalb.
CRM-System
Raynet, Anabix, eWay-CRM oder eine eigene API. Kunden-Lookup, Speichern von Gesprächen, Qualifizierung.
Helpdesk
Daktela oder ein eigener Helpdesk. Umwandlung einer E-Mail in ein Ticket, wenn das Team in einem Ticketsystem arbeitet.
E-Commerce
Shoptet, Upgates, WooCommerce. Bestellstatus, Verfügbarkeit, Rückgaben.
ERP / Rechnungsstellung
Pohoda, Money S3, Helios, ABRA, iDoklad. Rechnungen, Lieferscheine, Status.
Buchungssystem
Reservio, Reenio, Bookio, Hotel-PMS. Hotels, Salons, Restaurants, Kliniken. Wenn ein System keine API hat, lösen wir die Anbindung auch auf anderem Weg.
Was der Assistent tatsächlich tut.
Aktionen, die er eigenständig oder mit Ihrer Freigabe ausführen kann.
- 01Klassifiziert eine eingehende Nachricht (Anfrage / Bestellung / Reklamation / Spam / intern)
- 02Schlägt eine vollständige Antwort im Ton Ihres Unternehmens vor, versandbereit
- 03Findet Informationen im CRM, Shop, ERP oder Helpdesk in Echtzeit
- 04Sendet ein Dokument (Rechnung, Anleitung, Bedingungen) als Anhang
- 05Weist darauf hin, wenn ein Gespräch auf Ihre Rückmeldung wartet
- 06Eskaliert sensible Nachrichten sofort gemäß CRM-Regeln an eine bestimmte Person
- 07Erstellt aus einer eingehenden E-Mail ein Helpdesk-Ticket, vollständig kategorisiert
- 08Speichert ein abgeschlossenes Gespräch im CRM mit Zusammenfassung und Ergebnis-Klassifizierung
- 09Überwacht das SLA — wenn ein Gespräch länger als eine definierte Zeit stagniert, eskaliert es
Wie der Assistent ein mehrteiliges Gespräch betreut.
E-Mail-Kommunikation läuft oft über 5–10 Nachrichten über Wochen. Der Assistent hält den Kontext, verfolgt Status, eskaliert bei Stagnation.
Klassifizierung
Kategorisiert die Nachricht, erkennt, ob sie an einen bestehenden Thread anknüpft, lädt die Historie.
Entwurf
Bei Standardanfragen schlägt er eine vollständige Antwort vor. Bei komplexen bereitet er Unterlagen vor — Fakten, Kontext, Vorschläge.
Team / autonom
Freigabemodus: 1-Klick-Freigabe. Oder volle Autonomie für definierte Typen.
Statusverfolgung
Der Assistent erfasst, wann der Kunde antwortet. Wenn ein Gespräch stagniert, weist er darauf hin.
CRM-Eintrag
Nach Abschluss speichert er eine Zusammenfassung im CRM, klassifiziert das Ergebnis, archiviert für das Audit.
Wann er an einen Menschen übergibt.
Bei E-Mail ist die Grenze zwischen „autonom antworten“ und „zur Freigabe geben“ feiner als im Chat. Wir definieren sie gemeinsam.
Sensibles Thema
Rückerstattungen, rechtliche oder gesundheitliche Fragen und andere sensiblere Situationen — standardmäßig ein Mensch, nach Absprache auch ein digitaler Assistent.
Vertragsänderung
Alles mit rechtlichem Gewicht (Änderung der Bedingungen, Rückerstattung, Verlängerung) — immer ein Mensch.
Der Kunde will einen Menschen
Wenn ein Kunde in einer E-Mail ausdrücklich einen Menschen verlangt, bereitet der Assistent Unterlagen vor und übergibt an eine bestimmte Person.
Außerhalb des freigegebenen Umfangs
Eine Frage außerhalb des Trainings → der Assistent bereitet Unterlagen vor, übergibt an einen Menschen.
Ein stagnierender Thread
Wenn der Kunde 5 Tage nicht auf die Frage des Assistenten reagiert, eskaliert er für ein Follow-up an einen Menschen.
Wie die Einführung aussieht.
Sieben Schritte von der ersten Beratung bis zum Produktivbetrieb — 10–14 Tage.
Beratung
Kartierung des E-Mail-Volumens, der Typen, der Eskalationslogik, des Kommunikationstons.
Historien-Audit
Analyse der letzten 500+ bisherigen Gespräche auf Muster, Kategorien, Typen.
Konfiguration
Ton, Kategorisierung, Freigabelogik, Routing-Regeln.
Training
Wissensdatenbank, freigegebene Antworten, Beispiele guter Gespräche.
Integration
Posteingang, CRM, Helpdesk, ERP, Lager — Anbindung an reale Daten.
Freigabemodus
Start im Freigabemodus — das Team gibt jede Antwort frei, wir kalibrieren.
Vollbetrieb
Schrittweise Umstellung auf Autonomie für definierte Kategorien, wöchentliche Reviews.
Betrieblicher Effekt, den wir ab der ersten Woche messen.
E-Mail-Effizienz wird oft vernachlässigt. Der Assistent macht sie sichtbar.
Was durch den Posteingang ging
- Eingänge nach Kategorie
- Autonom vs. durch Menschen beantwortet
- Reaktionszeit (Assistent vs. Team zuvor)
Was von den Menschen verlagert wurde
- Beim Sortieren eingesparte Stunden
- Bei Standardantworten eingesparte Stunden
- Verlagerung der Aufmerksamkeit auf komplexe Fälle
Wie Sie Versprechen an Kunden einhalten
- Zeit bis zur ersten Reaktion
- Zeit bis zur Lösung
- Stagnierende Gespräche (Frühwarnung)
Wie gut der Assistent arbeitet
- Freigabequote (wie viele Entwürfe ohne Bearbeitung durchgehen)
- Wiederöffnungsrate
- Zufriedenheit nach Abschluss eines Gesprächs
Dreißig Minuten, um zu wissen, ob ein E-Mail-Assistent für Sie sinnvoll ist.
Keine Präsentation. Wir besprechen Ihr Kommunikationsvolumen, typische Kundensituationen und wie der Assistent in Ihre Prozesse passen würde.
30 Minuten. Online. Unverbindlich.