Ein digitaler Assistent, der keinen Anruf verpasst.
Ein digitaler Assistent, der jeden eingehenden Anruf annimmt — auch den fünften gleichzeitig, auch samstags um zehn Uhr abends. Er versteht gesprochene Sprache, qualifiziert, bucht Termine und übergibt bei Bedarf nahtlos an einen Menschen.
Es ist kein Sprachroboter. Es ist keine Telefonzentrale.
Es ist ein geschulter digitaler Assistent am Telefon.
Das Telefon ist der Kanal mit dem höchsten emotionalen Druck. Der Kunde will sofort gehört werden. Der Assistent reagiert ruhig, versteht den Kontext, führt das Gespräch zur Lösung — und lässt niemanden in einer Warteschlange warten.
Was Sie bei diesem Assistenten anpassen.
Wir bauen keine Vorlagen. Wir bauen den Telefonassistenten individuell danach, wie Ihr Unternehmen Anrufe abwickelt.
Stil und Ton des Gesprächs
Wie der Assistent spricht — Tempo, Förmlichkeit, Ton. In der Stimme und im Stil Ihrer Marke.
Was er kann
Anrufannahme, Qualifizierung, Reservierungen, Weiterleitung, Aufzeichnung und Zusammenfassung. Den Umfang bestimmen Sie.
Was er weiß
Ihre Leistungen, Preise, Verfügbarkeit, Abläufe und FAQ. Trainiert auf der Realität Ihres Unternehmens.
Anbindungen
Telefonleitung, CRM, Buchungssystem, Kalender — er arbeitet mit Live-Daten.
Übergabe an einen Menschen
Wann an einen Mitarbeiter weiterleiten — mit dem Gesprächskontext. Regeln nach Ihrem Team.
Jede Lösung maßgeschneidert
Plus alles Weitere — Sie bestimmen, was der Assistent können, tun und welche Funktionen er haben soll.
Zu jedem Assistenten erhalten Sie außerdem ein kostenloses Dashboard — Gesprächsverlauf, Statistiken, Eskalationsübersicht und Live-Gespräche, in denen Ihr Team die Kommunikation direkt aus der Übersicht übernehmen kann.
Ein Anruf um 22:34 Uhr. Der Assistent nimmt den Anruf an, bucht, sendet eine SMS.
Kunden rufen auch außerhalb der Geschäftszeiten an. Die Rezeption kommt morgens zu einem erledigten Tag.
Fünf Situationen, in denen das Telefon entscheidet.
Telefonverkehr ist stoßweise und kritisch. Ein verpasster Anruf ist oft ein für immer verlorener Kunde. Der Assistent deckt Situationen ab, in denen ein traditionelles Team versagt.
Ein Anruf außerhalb der Geschäftszeiten
Ein Kunde ruft um 19:30 Uhr an. Traditionell landet das auf einer Mailbox, die niemand abhört. Der Assistent nimmt an, löst oder erfasst das Anliegen.
Gleichzeitige Anrufe
Drei Leute rufen gleichzeitig an. Eine Rezeptionistin nimmt einen an, zwei hören das Besetztzeichen. Der Assistent nimmt alle drei gleichzeitig an.
Eine Routineanfrage
Öffnungszeiten, Adresse, Verfügbarkeit, Bestellstatus. Der Assistent antwortet, ohne das Team zu belasten.
Reservierungen und Bestellungen
Ein Kunde möchte einen Termin. Der Assistent prüft den Kalender, bietet freie Slots an, bucht und bestätigt.
Eine dringende Eskalation
Ein verärgerter Kunde ruft mit einem dringenden Problem an. Der Assistent erkennt den Ton, sammelt Kontext und übergibt sofort an einen Menschen.
Wie ein Anruf klingt.
Der Assistent versteht natürliche Sprache — auch unterbrochen, umgangssprachlich, mit Pausen. Er reagiert ruhig und im Ton Ihres Unternehmens.
Was passiert, wenn der Assistent nicht ausreicht.
Eskalation am Telefon hat Schichten. Der Assistent geht die Leiter hinunter, bis er eine verfügbare Lösung findet — der Kunde landet nie im Leeren.
Der Assistent erledigt die Routine selbst
Die meisten Anrufe (Reservierungen, Anfragen, Status) enden hier, ohne dass ein Mensch eingreift.
Weiterleitung an einen bestimmten Mitarbeiter
Der Assistent leitet je nach Thema an die am besten geeignete Person weiter und übergibt den Gesprächskontext — der Kunde wiederholt sich nicht.
Planung eines Rückrufs
Wenn niemand abnimmt, vereinbart der Assistent eine konkrete Rückrufzeit und legt eine Aufgabe für das Team an.
Eine strukturierte Aufzeichnung
Der Assistent sammelt alle Informationen, erstellt eine Aufgabe im System mit Priorität — am Morgen macht das Team mit vollem Kontext weiter.
Wie sich der Assistent in zugespitzten Situationen verhält.
Das Telefon bringt Situationen, die sich nicht skripten lassen. So reagiert der Assistent in echten Grenzfällen.
Er rät nicht, er prüft
Wenn er nicht versteht oder sich der Absicht nicht sicher ist, führt er keine Aktion blind aus. Er fragt nach oder eskaliert.
Erkennt den Ton, deeskaliert
Der Assistent erkennt Frustration in Stimme und Tempo. Er hält nicht hin, übergibt den Anruf mit einer Zusammenfassung der Situation an einen Menschen.
Nimmt alle an
Gleichzeitigkeit ist keine Grenze. 5 Anrufe = 5 parallele Gespräche, kein Besetztzeichen.
Hält die Leitung rund um die Uhr
Nachts, am Wochenende, an Feiertagen — der Assistent nimmt an, erledigt die Routine, erfasst Anliegen.
Rückfallmodus
Wenn ein angebundenes System (Kalender, CRM) nicht reagiert, erfasst der Assistent das Anliegen manuell und legt eine Aufgabe an.
Fängt den Ansturm ab
Nach einer Kampagne oder Medienerwähnung gibt es einen Anstieg der Anrufe. Der Assistent bewältigt das Volumen ohne Warteschlange.
Wie der Assistent auf Ihr Unternehmen trainiert wird.
Das Telefon lässt keine Zeit für Korrekturen. Das Training konzentriert sich auf Genauigkeit, Ruhe und die richtige Entscheidung in Echtzeit.
Stimme und Ton
Sprechtempo, Förmlichkeit, wie sich das Unternehmen vorstellt. Wir kalibrieren es so, dass der Anruf wie Ihre beste Rezeptionskraft klingt.
Wissensdatenbank
Leistungen, Preise, Öffnungszeiten, Verfügbarkeit. Der Assistent schöpft ausschließlich aus freigegebenen Quellen, improvisiert nie Fakten.
Spracherkennung
Training auf tschechische Akzente, umgangssprachliche Ausdrücke, unterbrochene Sprache, Hintergrundgeräusche.
Eskalationsschwellen
Wann an einen Menschen übergeben — nach Thema, Kundenton, Dringlichkeit, Kundenpriorität.
Ein Skript nur als Rahmen
Der Assistent hat kein festes Skript. Er hat Regeln und Kontext, führt ein natürliches Gespräch, kein formularartiges Aufsagen.
Mit welchen Systemen er verbunden ist.
Ein Telefonassistent braucht Daten sofort — während des Anrufs, nicht danach.
Telefonzentrale / VoIP
Twilio, Daktela, ein eigener SIP-Trunk. Der Assistent arbeitet als Schicht über Ihrer Telefoninfrastruktur.
Buchungssystem
Reservio, Reenio, Bookio, Hotel-PMS oder ein eigener Kalender. Terminbuchung direkt während des Anrufs.
CRM-System
Raynet, Anabix, eWay-CRM oder eine eigene API. Anruferidentifikation nach Nummer, Historien-Lookup, Anrufprotokollierung.
Team-Kalender
Google Calendar, Outlook oder eine eigene API. Für die Planung von Rückrufen und Terminen mit bestimmten Personen.
Helpdesk / Ticketing
Daktela oder ein eigener Helpdesk. Erstellen einer Aufgabe aus einem Anruf mit vollständigem Transkript und Kategorie. Wenn ein System keine API hat, lösen wir die Anbindung auch auf anderem Weg.
SMS-Gateway
Zum Senden von Buchungsbestätigungen, Rückruferinnerungen, Follow-up nach einem Anruf.
Was der Assistent tatsächlich tut.
Aktionen, die er während des Anrufs ausführt, ohne auf einen Menschen zu warten.
- 01Nimmt einen Anruf innerhalb von zwei Klingeltönen an, auch gleichzeitig mit anderen
- 02Identifiziert den Anrufer anhand der Nummer und lädt seine Historie aus dem CRM
- 03Beantwortet eine Anfrage zu Öffnungszeiten, Preisen, Verfügbarkeit, Adresse
- 04Prüft den Kalender und bucht einen Termin während des Anrufs
- 05Sendet eine SMS-Bestätigung oder ein Follow-up nach dem Anruf
- 06Prüft den Status einer Bestellung oder Reservierung und teilt ihn dem Anrufer mit
- 07Plant einen Rückruf zu einer bestimmten Zeit und weist ihn einer Person zu
- 08Leitet den Anruf an den am besten geeigneten Mitarbeiter weiter und übergibt den Kontext
- 09Erstellt aus dem Anruf eine strukturierte Aufgabe mit vollständigem Transkript
Wann er an einen Menschen übergibt.
Am Telefon ist die Eskalation heikel — der Kunde darf nicht das Gefühl haben, von einer Maschine abgefertigt zu werden. Der Assistent übergibt nahtlos und mit Kontext.
Wunsch des Anrufers
„Ich möchte mit einem Menschen sprechen“ → sofortige Weiterleitung, kein Hinhalten.
Frustrationserkennung
Der Assistent erkennt einen verärgerten Ton oder eine wiederholte Beschwerde → Übergabe mit einer Zusammenfassung.
Sensibles Thema
Rückerstattungen, rechtliche oder gesundheitliche Fragen und andere sensiblere Situationen — standardmäßig ein Mensch, nach Absprache auch ein digitaler Assistent.
Eine komplexe Anfrage
Alles, was über eine Standardreservierung/-anfrage hinausgeht → Qualifizierung und Übergabe an das richtige Team.
Ein wiederholter Anruf
Wenn dieselbe Person wiederholt wegen derselben Sache anruft, leitet der Assistent sie direkt an die verantwortliche Person weiter.
Wie die Einführung aussieht.
Die Telefon-Einführung erfordert die Anbindung an die Telefonzentrale und das Training der Spracherkennung — 10–14 Tage.
Beratung
Kartierung der Anruftypen, des Volumens, der Spitzen, der Eskalationslogik.
Anruf-Audit
Analyse von Aufzeichnungen (mit Einwilligung) — Anfragetypen, Häufigkeit, Muster.
Anbindung der Telefonzentrale
Integration mit VoIP / Telefoninfrastruktur, eine Testnummer.
Stimmtraining
Ton, Spracherkennung, Wissensdatenbank, freigegebene Antworten.
Integration
Buchungssystem, CRM, Kalender, SMS-Gateway.
Testbetrieb
Testanrufe mit dem Team, Kalibrierung von Erkennung und Ton.
Produktivbetrieb
Schrittweise Umleitung der Anrufe, wöchentliche Reviews in den ersten 4 Wochen.
Betrieblicher Effekt, den wir ab der ersten Woche messen.
Am Telefon ist die wichtigste Kennzahl einfach: wie viele Anrufe Sie nicht mehr verlieren.
Wie viele Anrufe der Assistent erfasst hat
Wie viele Anrufe der Assistent erfasst hat — was tatsächlich gemessen wird.
- Annahmequote (vs. zuvor verpasst)
- Abdeckung außerhalb der Geschäftszeiten
- Gleichzeitige Anrufe in Spitzenzeiten
Was der Assistent gelöst hat
Was der Assistent gelöst hat — was tatsächlich gemessen wird.
- Autonom gelöst vs. eskaliert
- Während des Anrufs erstellte Reservierungen
- Durchschnittliche Gesprächsdauer
Was von den Menschen verlagert wurde
Was von den Menschen verlagert wurde — was tatsächlich gemessen wird.
- Anrufe, die das Team nicht mehr annehmen muss
- Weniger Unterbrechungen während der Arbeit
- Verlagerung auf komplexe und Vertriebsanrufe
Was der Anrufer empfindet
Was der Anrufer empfindet — was tatsächlich gemessen wird.
- Zeit bis zur Annahme (keine Warteschlange)
- Zufriedenheit nach dem Anruf
- Weniger verlorene Kunden durch nicht angenommene Anrufe
Dreißig Minuten, um zu wissen, ob ein Telefonassistent für Sie sinnvoll ist.
Keine Präsentation. Wir besprechen Ihr Kommunikationsvolumen, typische Kundensituationen und wie der Assistent in Ihre Prozesse passen würde.
30 Minuten. Online. Unverbindlich.