Recepce, která zvedne telefon i v jednu ráno.
Host se neptá v pracovní době. Ptá se cestou, večer a o víkendu — a když se nedovolá, zavolá jinam. Digitální asistent vezme hovor i zprávu tehdy, kdy je recepce zavřená nebo u ní zrovna někdo stojí.
Tři situace, které zná každá recepce.
Nejde o výjimky. Je to běžný provoz, jen se o něm málo mluví.
Telefon zvoní, když stojíte u hosta
Před vámi host s dotazem, vedle vás zvonící telefon. Jeden z nich čeká — a ten druhý si to pamatuje.
Dotazy, které se opakují každý den
Parkování, snídaně od kolika, čas příjezdu, pes ano nebo ne. Odpověď je vždycky stejná.
Nedovolá se — a zavolá jinam
Hovor mimo provozní dobu není jen zmeškaný hovor. U ubytování je to skoro vždy rezervace, kterou dostal někdo jiný.
Hosté se neptají tehdy, kdy máte čas odpovídat.
Provoz ubytování i restaurace má vlastní rytmus a dotazy do něj přicházejí přesně naopak, než by se hodilo.
Odjezdy a snídaně. Recepce je nejvytíženější právě tehdy, kdy přicházejí první dotazy.
Příjezdy a check-in. Telefon zvoní uprostřed předávání pokoje.
Host je na cestě a řeší pozdní příjezd, parkování nebo číslo pokoje. Na recepci už často nikdo není.
Poptávky přicházejí ve vlnách podle svátků, prázdnin a akcí ve městě. Rytmus se mění, tým ne.
V ubytování rozhoduje telefon.
Pro každý kanál stavíme samostatného digitálního asistenta. U ubytování a gastra je pořadí jiné než u e-shopu — nahoře je hlas.
Telefon
Host, který se rozhoduje o rezervaci, volá. A volá i v době, kdy recepce nefunguje.
- rezervace a dotaz na volný termín
- pozdní příjezd a předání kódu
- parkování, snídaně, domácí mazlíček
- změna nebo zrušení rezervace
- hovor mimo provozní dobu
Web
Na webu se host rozhoduje. Asistent tam funguje ve dvou režimech.
Odpoví na dotazy k pokojům, vybavení a stornu, ukáže volné termíny a dovede hosta k rezervaci.
Více o tomto asistentu →Totéž hlasem. Hodí se hostům, kteří jsou na mobilu a nechtějí vyplňovat formulář.
Více o tomto asistentu →- volné termíny a typy pokojů
- co je v ceně a co ne
- storno podmínky
- dotazy k okolí a dopravě
Sociální sítě a chat
Ubytování i restaurace se vybírají očima. Dotaz proto často přijde přímo pod fotku nebo do DM.
- dotaz na volný termín v Instagram DM
- rezervace stolu přes Messenger
- WhatsApp u zahraničních hostů
- LiveChat na webu při rozhodování
E-mail v ubytování nese hlavně potvrzení a domluvu detailů — méně často první kontakt.
- potvrzení a změna rezervace
- faktura pro firemní hosty
- skupinové a firemní poptávky
Rezervace stolu s dietním požadavkem.
Host píše mimo otevírací dobu. Asistent ověří kapacitu, rezervuje a předá poznámku do kuchyně.
Host nevysvětluje to samé podruhé.
Každý kanál má vlastního asistenta. U ubytování se nejvíc vyplatí propojit web a telefon.
Host se ptal na pokoj s výhledem a na možnost pozdního příjezdu.
Volá, že dorazí až po půlnoci. Telefonní asistent už ví, o kterou rezervaci jde.
Host neopakuje jméno, termín ani požadavek. Recepce ráno vidí obojí pohromadě.
Propojení je možnost, ne podmínka. Většina provozů začne telefonem a další kanál přidá později.
Asistent pracuje s vaší obsazeností a ceníkem.
Napojujeme se na rezervační a provozní systémy, které už používáte. Pokud má systém veřejné API, napojení je otázka nastavení.
Previo · Mews · HotelTime
Reservio · Reenio · Bookio · Google Kalendář
Dotykačka · Storyous
Pohoda · Money S3 · iDoklad · Fakturoid
Konkrétní změny, ne obecné sliby.
To, co se v provozu ubytování nebo restaurace změní jako první.
Žádný nezvednutý hovor
Když je recepce zavřená nebo obsazená, hovor někdo vezme. U ubytování je to nejčastěji rezervace.
Rezervace i mimo provozní dobu
Host nemusí čekat do rána. Termín se domluví ve chvíli, kdy se rozhoduje.
Míň opakujících se dotazů
Parkování, snídaně a check-in přestanou zabírat čas na recepci.
Odpověď v jazyce, kterým host píše
Zahraniční host dostane odpověď hned, bez čekání na kolegu, který umí jazyk.
Poznámky, které dojdou tam, kam mají
Dietní požadavek, pozdní příjezd nebo dětská postýlka se zapíšou k rezervaci.
Klidnější sezóna
Vlna poptávek při svátcích a akcích ve městě nepotřebuje posilu na recepci.
Nejste ubytování a gastro?
Stavíme na míru. Obor není podmínka — podívejte se, jak to vypadá jinde, nebo si rovnou domluvte hovor.